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= Event Howto

Diese Wikiseite ist für Veranstalter gedacht, die das VOC zur Aufzeichnung ihrer Konferenz einladen wollen.

Den Gegenpart aus VOC-Sicht findet man im Howto VOC-Verantwortlicher.

== Grober Ablauf

• Du liest die FAQ und meldest dich bei voc@c3voc.de (~10-15 Personen)
• Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status request ein
  • Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet
• Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv's die sich bereit erklärt als Ansprechpartner (aka “VOC Verantwortlicher”) zu fungieren
• Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/BBB/Jitsi
  • Wir gehen gemeinsam die Anforderungsliste durch und gehen auf Besonderheiten im Vortrags-Programm ein
  • Falls notwendig wird ein Begehungstermin mit dem Veranstaltungsort vereinbart
  • Wir legen fest wie viele Hardware-Sets benötigt werden
  • Status im Wiki wird auf planning gesetzt
• ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt
• Wir klären welche Cases genau verwendet werden und erstellen eine Hardwareliste für die Event-Versicherung
• Ihr bucht mit dieser Liste die entsprechende Versicherung (siehe weiter unten)
• Wir beauftragen die Spedition um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern
• Veranstaltung findet statt → Wiki Status in progress
• Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit
• Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager
• Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind

done

=== Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team

• Artwork bereitstellen (Details siehe design-artefakte)
  • Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. intro-generator)
  • Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann
• Konfiguration für Streaming-Seite anlegen
• Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen (media.ccc.de, YouTube-Kanal, Storage-Server?)
  • Lizenz klären
• Programm im Pretalx eintragen oder
  • Alternativ: schedule.xml erstellen und validieren

=== Anlieferung & Versicherung

Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dort hin und währenddessen versichert sein. (Einen eventuellen Aufbautag mit einrechnen!)

Erfahrungswerte für die Kosten (Stand 2020):

• Verschicken mit Kühne & Nagel pro Saalcase: ~70 EUR, Gesamt-Kosten pro Stecke in Deutschland irgendwas um 100-200 EUR
• Versicherung auf dem Event, via http://www.schwandt-makler.de/, für 3 Cases (Versicherungssumme ca. 22 kEUR): 120 EUR für 5 Tage.

Beispiel-Versicherer:

• http://www.schwandt-makler.de/
• http://www.finanzcenterag.de
• https://www.erpam.com

== Checklisten für Veranstalter

=== Vor dem Event

• Mit dem lokalen IT Verantwortlichen/Rechenzentrum//Dienstleister sprechen
  • In jedem Raum muss eine Internetanbindung via Kabel bestehen
  • Es muss möglich sein OpenVPN-Verbindungen über Dest-Port 1194 (UDP) ins Internet aufbauen zu können
  • Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.
  • Optimal wäre es, wenn mehrere Räume über ein Layer-2 Segment miteinander verbunden wären
  • Aus dem Konferenz-WLan sollte TCP Port 443 und 80 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können
• Mit der Haustechnik vor Ort sprechen
  • Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI werden als vorhanden vorausgesetzt
  • Anschlussmöglichkeit an die Audio-Anlage klären
  • Vorhandensein von Raum-PA/Lautsprecheranlage – Wir bringen bei Bedarf einen Audio-Mischer und drei Funkstrecken mit jedem Setup mit (vorher trotzdem sicherstellen!).
• Mit der Haussicherheit sprechen
  • Am Tag vor dem ersten Konferenztag großzügig für den Aufbau einplanen (z.B. 8:00 Uhr bis 24:00 Uhr)
  • Am letzten Konferenztag großzügig für den Abbau einplanen (bis 24:00)
• Aufgaben der Saalhelfer definieren
  • Slides der Referenten auf USB-Stick einsammeln
  • Mikrofon An- und Umstecken
  • ggf. Erlaubnis (Unterschrift!) zum Filmen und Live-Streamen einholen, sofern nicht beim CFP abgefragt
• Telefonnummern-Liste der wichtigen Ansprechpartner mit dem Video-Team teilen