Event Howto [c3voc]

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= Event Howto

Diese Wikiseite ist für Veranstalter gedacht, die das VOC zur Aufzeichnung ihrer Konferenz einladen wollen.

Den Gegenpart aus VOC-Sicht findet man im [[howto:voc-verantwortlicher|Howto VOC-Verantwortlicher]].



== Grober Ablauf

* Du liest die [[de:faq|FAQ]] und meldest dich bei voc@c3voc.de (~10-15 Personen)
* Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status `request` ein 
  * Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet

* Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv's die sich bereit erklärt als Ansprechpartner (aka "VOC Verantwortlicher") zu fungieren 

* Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/BBB/Jitsi
  * Wir gehen gemeinsam die [[de:requirements|Anforderungsliste]] durch und gehen auf Besonderheiten im Vortrags-Programm ein
  * Falls notwendig wird ein Begehungstermin mit dem Veranstaltungsort vereinbart
  * Wir legen fest wie viele [[hardware:cases|Hardware-Sets]] benötigt werden
  * Status im Wiki wird auf `planning` gesetzt
* ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt

* Wir klären welche Cases genau verwendet werden und erstellen eine Hardwareliste für die Event-Versicherung 
* Ihr bucht mit dieser Liste die entsprechende Versicherung (siehe weiter unten)
* Wir beauftragen die Spedition um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern

* //Veranstaltung findet statt// -> Wiki Status `in progress`
* Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit

* Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager
* Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind

`done`



=== Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team
* Artwork bereitstellen (Details siehe [[howto:design-artefakte|]])
  * Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. [[https://github.com/voc/intro-outro-generator|intro-generator]])
  * Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann
* Konfiguration für [[software:streamingwebsite|Streaming-Seite]] anlegen
* Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen (media.ccc.de, YouTube-Kanal, Storage-Server?)
  * [[licence|Lizenz]] klären
* Programm im [[https://pretalx.c3voc.de|Pretalx]] eintragen oder 
  * Alternativ: schedule.xml erstellen und [[https://c3voc.de/schedulexml|validieren]]

=== Anlieferung & Versicherung

Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dort hin und währenddessen versichert sein. (Einen eventuellen Aufbautag mit einrechnen!)

Erfahrungswerte für die Kosten (Stand 2020):
* Verschicken mit Kühne & Nagel pro Saalcase: ~70 EUR, Gesamt-Kosten pro Stecke in Deutschland irgendwas um 100-200 EUR 
* Versicherung auf dem Event, via http://www.schwandt-makler.de/, für 3 Cases (Versicherungssumme ca. 22 kEUR): 120 EUR für 5 Tage. 

Beispiel-Versicherer:
* http://www.schwandt-makler.de/
* http://www.finanzcenterag.de
* https://www.erpam.com


== Checklisten für Veranstalter

=== Vor dem Event
* Mit dem lokalen IT Verantwortlichen/Rechenzentrum//Dienstleister sprechen
  * In jedem Raum muss eine Internetanbindung via Kabel bestehen
  * Es muss möglich sein OpenVPN-Verbindungen über Dest-Port 1194 (UDP) ins Internet aufbauen zu können
  * Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.
  * Optimal wäre es, wenn mehrere Räume über ein Layer-2 Segment miteinander verbunden wären
  * Aus dem Konferenz-WLan sollte TCP Port 443 und 80 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können
* Mit der Haustechnik vor Ort sprechen
  * Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI werden als vorhanden vorausgesetzt
  * Anschlussmöglichkeit an die Audio-Anlage klären
  * Vorhandensein von Raum-PA/Lautsprecheranlage – Wir bringen bei Bedarf einen Audio-Mischer und drei Funkstrecken mit jedem Setup mit (vorher trotzdem sicherstellen!). 
* Mit der Haussicherheit sprechen
  * Am Tag vor dem ersten Konferenztag großzügig für den Aufbau einplanen (z.B. 8:00 Uhr bis 24:00 Uhr)
  * Am letzten Konferenztag großzügig für den Abbau einplanen (bis 24:00)
* Aufgaben der Saalhelfer definieren
  * Slides der Referenten auf USB-Stick einsammeln
  * Mikrofon An- und Umstecken
  * ggf. Erlaubnis (Unterschrift!) zum Filmen und Live-Streamen einholen, sofern nicht beim CFP abgefragt
* Telefonnummern-Liste der wichtigen Ansprechpartner mit dem Video-Team teilen