Event Howto [c3voc]

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= Event Howto

Diese Wikiseite ist für Veranstalter gedacht, die das VOC zur Aufzeichnung ihrer Konferenz einladen wollen.

Den Gegenpart aus VOC-Sicht findet man im [[howto:voc-verantwortlicher|Howto VOC-Verantwortlicher]].



== Grober Ablauf

- Du liest die [[de:faq|FAQ]] und meldest dich bei voc@c3voc.de (~10-15 Personen)
- Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status `request` ein 
  * Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet

- Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv's die sich bereit erklärt als Ansprechpartner (aka "VOC Verantwortlicher") zu fungieren 

- Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/BBB/Jitsi
- Wir gehen gemeinsam die [[de:requirements|Anforderungsliste]] durch und gehen auf Besonderheiten im Vortrags-Programm ein
- Falls notwendig wird ein Begehungstermin mit dem Veranstaltungsort vereinbart
  - Wir legen fest wie viele [[hardware:cases|Hardware-Sets]] benötigt werden
  - Status im Wiki wird auf `planning` gesetzt
- ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt

- Wir klären welche Cases genau verwendet werden 
- Wir beauftragen die Spedition, um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern

- //Veranstaltung findet statt// -> Wiki Status `in progress`
- Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit

- Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager
- Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind

`done`



=== Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team

- Artwork bereitstellen (Details siehe [[howto:design-artefakte|]])
  - Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. [[https://github.com/voc/intro-outro-generator|intro-generator]])
  - Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann

- Konfiguration für [[software:streamingwebsite|Streaming-Seite]] anlegen
- Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen (media.ccc.de, YouTube-Kanal, Storage-Server?)
  - [[licence|Lizenz]] klären

- Programm im [[https://pretalx.c3voc.de|Pretalx]] eintragen oder
  - Alternativ: schedule.xml erstellen und [[https://c3voc.de/schedulexml|validieren]]


=== Versicherung

Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dorthin und währenddessen inklusive Abbau versichert sein. Innerhalb der EU haben wir inzwischen eine Versicherungspolice, die das jahresübergreifend abdeckt. Hierbei gelten einige Rahmenbedingungen, z.B. dass das Material in den Pausen und über Nacht abgeschlossen gelagert werden muss. 

=== Versandkosten
In der Regel verschicken wir die Saalcases auf Europalette per Spedition. Hierbei fallen in Deutschland ca. 360 Euro Gesamtkosten (Hin- und Rücktransport) pro Saal an. Manchmal kann es günstiger sein, die Cases früher zu verschicken oder später abzuholen. Daher sind für uns Zeitfenster immer sinnvoller als ein fixer Zeitpunkt. Die Anlieferung erfolgt am Vormittag, die Abholung am Nachmittag. In der Regel ist kein Avis möglich.

Solltet ihr besondere Anforderungen haben (genauer Termin), Abholung am Wochenende, Transport ins Ausland, kontaktiert uns bitte rechtzeitig! Je später wir den Transport anfragen, desto teurer wird dieser.

 
== Checklisten für Veranstalter

=== Vor dem Event
* Mit dem lokalen IT Verantwortlichen/Rechenzentrum//Dienstleister sprechen
  * In jedem Raum muss eine Internetanbindung via Kabel bestehen
  * Es muss möglich sein OpenVPN-Verbindungen über Dest-Port 1194 (UDP) ins Internet aufbauen zu können
  * Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.
  * Optimal wäre es, wenn mehrere Räume über ein Layer-2 Segment miteinander verbunden wären
  * Aus dem Konferenz-WLan sollte TCP Port 443 und 80 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können
* Mit der Haustechnik vor Ort sprechen
  * Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI werden als vorhanden vorausgesetzt
  * Anschlussmöglichkeit an die Audio-Anlage klären
  * Vorhandensein von Raum-PA/Lautsprecheranlage – Wir bringen bei Bedarf einen Audio-Mischer und drei Funkstrecken mit jedem Setup mit (vorher trotzdem sicherstellen!). 
* Mit der Haussicherheit sprechen
  * Am Tag vor dem ersten Konferenztag großzügig für den Aufbau einplanen (z.B. 8:00 Uhr bis 24:00 Uhr)
  * Am letzten Konferenztag großzügig für den Abbau einplanen (bis 24:00)
* Aufgaben der Saalhelfer definieren
  * Slides der Referenten auf USB-Stick einsammeln
  * Mikrofon An- und Umstecken
  * ggf. Erlaubnis (Unterschrift!) zum Filmen und Live-Streamen einholen, sofern nicht beim CFP abgefragt
* Telefonnummern-Liste der wichtigen Ansprechpartner mit dem Video-Team teilen