Howto "VOC-Verantwortlicher" [c3voc]

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= Howto "VOC-Verantwortlicher"

Die Aufgabe der Rolle "VOC-Verantwortlicher" bei kleinen Veranstaltungen (alles unter vier Räume) ist die Koordination des VOC Einsatzes. Dazu gehört die Kommunikation zwischen VOC und dem Veranstalter, klären der Logistik, Motivation von Helfern usw.


== Vor der Veranstaltung

Der Veranstalter meldet sich bei uns (in der Regel per Mail auf voc@). Wenn du die Veranstaltung interessant findest und Hardware im Zeitraum verfügbar ist, sorgst du dafür das die Anfrage auch im Wiki und auf video@ landet und setzt ein Kickoff-Meeting an. Du legst fest ob Kommunikation innerhalb des Veranstaltung-Video-Teams per Matrix/Threema/Discord statt findet und kümmerst dich darum das alle Beteiligten im entsprechenden Channel sind. Wenn sich genügend Mitstreiter gefunden und die [[:requirements|Anforderungen]] erfüllt werden können, setzt du den Status im Wiki auf `confirmed`.

Als Gedächtnisstütze für die einzelnen Punkte gibt es auf [[:checkliste]] eine Vorlage, die du auf der Veranstaltungswikiseite einbinden und Stück für Stück abhaken oder mit Details erweitern kannst. Beispiel: [[events:fossgis2017]]. 

Logistik: Schau auf [[:events_filtered]] nach, wo welche Cases vor und nach deiner Veranstaltung sind. Stimme dich mit den VOC Verantwortlichen dieser Veranstaltungen per Matrix in #voc ab. Falls du selbst die Spedition beauftragen musst schau auf [[intern:Logistics_Howto]] wie das geht.

Kickoff-Meeting per Mumble
 * Aufteilung Cases auf Räume festlegen und in Wikiseite festhalten
 * [[:schedule]] Quelle abfragen ggf. selbst erzeugen

Streaming Webseite [[software:streamingwebsite#add_a_new_conference|anpassen]]

media.ccc.de: 
  * Konferenz unter https://media.ccc.de/admin/ anlegen
  * Ordner auf cdn.media.ccc.de via UI unter https://cdn-api.media.ccc.de/admin/ anlegen

CM Repo lokal auf deinem Rechner clonen



Stelle sicher das du 
  * die Passwörter für den Raum-OpenWRT, -Switch und ??? hast – z.B. durch Zugriff auf die [[intern:passwords|VOC Passwortdatenbank]]. Außerdem benötigst du 
  * einen VNC Client (für Fernzugriff Mixer Laptops) [Linux: ???, Mac OS: Real VNC], 
  * eines der [[operation:cutting#schnitt_howto|Schnittprogramme]]: Shotcut oder Kdenlive und
  * VLC auf deinem eigenem Rechner. 
  * [SSH public Key im cm + gitolite-admin Repo vorhanden?]
  * [SSH Zugriff auf live.ber möglich?]

=== Tracker

Im [[:c3tracker]] Projekt anlegen und `schedule.xml` importieren

* Bestehendes Tracker Projekt kopieren oder Neues anlegen und Project Properties von Hand übertragen
* Worker kontrollieren bzw. alle Hacken rausnehmen
* Tickets via schedule.xml importieren
* Meta Tickets per Massen-Edit via Suche von `staging` auf `staged` stellen


Entsprechender Abschnitt aus der [[c3tracker:#project_setup|C3 Tracker]] Doku:

{{section>c3tracker:setup#project_setup}}



=== Versicherung

Wie in den oben verlinkten Anforderungen aufgeführt, muss der Veranstalter für eventuelle Beschädigungen oder Verlust der Hardware für die Dauer des Events mit An- und Abtransport aufkommen.  Dies wir in der in Regel über eine Event-Versicherung abgedeckt – die der Veranstalter meistens ohnehin schon hat. Der Wiederbeschaffungswert beträgt ca. 10k EUR pro Raum/Case. Ansonsten kann der Veranstalter z.B. über http://www.schwandt-makler.de/ auch eine Equipment-Versicherung abschließen – diese kostet meistens zwischen 100-150 EUR; mit einer Selbstbeteiligung von 250 EUR. (siehe auch https://c3voc.de/wiki/eventhowto#anlieferung_versicherung )

Oft wird dafür eine Liste mit Seriennummern der Hardware benötigt – diese erstellst du am einfachsten wie folgt: 

* Öffne die Datei ''seriennummern.ods'' aus dem [[intern:git]]-Repo "seriennummern" mit Libre Office o.ä. 
* Stelle den Filter von Spalte E '//Case//' über das Dreieck unten rechts so ein dass nur noch die Cases angezeigt werden, die du dabei hast. Setze also z.B. die Checkboxen von S5, S6, A1 und A2.
* Markiere die Spalten A bis F und kopiere sie in ein neues leeres Sheet. Dadurch sind wirklich nur noch die Daten in der Datei die du brauchst. 
* Wenn du Lust hast kannst du Spalte E '//Case//' jetzt entfernen und eventuelle gelbe Felder wieder weiß einfärben. 
* Neue Summenzeile unten anfügen, und die Wiederbeschaffungswerte per Formel aufsummieren
* Insbesondere wenn du verschiedene Eigentümer in der Liste hast, kopiere dir die entsprechenden Adressen aus dem Tab '//Eigentümer//' des ''seriennummern.ods''. 
* Verschicke die neu erstelle Datei an den Veranstalter als XLS oder ODS; oder c&p die finale Tabelle in eine HTML-Mail.

Alternativ kann man auch in https://c3voc.de/wink/items/export ein passendes CSV erzeugen, und das dann ggf. nochmal von Hand an das gewünschte Format anpassen.

=== Intros und Outros

TBD

vgl. https://c3voc.de/wiki/projects:intro-outro-generator bzw. https://github.com/voc/intro-outro-generator#frab-based-into--and-outro-generator


== Aufbau
Orga vor Ort kennenlernen: Wer ist wirklich unsere primärer Kontakt, wer ist Haupt-Orga, wer ist für was zuständig?

=== Räumliche Verteilung
Ein Vortragssaal vs mehrere Räume mit extra VOC Büro.


{{:events:fossgis:fossgis17-network.png?700|}}


=== Hardware im Saal aufbauen

Platzierung der Hardware:
* Hörsaal o.ä. (Audio und Beamer vorne):
  * Kamera, Mixer-Laptop, Encoder und Audio an geeigneter Stelle zusammen aufbauen
  * ATEM Mini und Infobeamer vorne + Wandlung auf SDI und HDMI
  * Kabel zw. Bühne und Regie-Arbeitsplatz:
    * SDI für Slides zum Encoder (ca. 60 m (teils als zwei Kabel) vorhanden)
    * Netzwerk (20 + 15 + 10 m vorhanden)
    * 2x XLR Laptop-Ton, 2x XLR Richtung PA (4x 30m (als 20 + 10 m) vorhanden)
* Wenn Kameras im Saal vorhanden sind, kann der Encoder auch vorne platziert werden, um sie mit einem der kurzen SDI-Kabel an den Encoder anzuschließen
  * Kabelstrecken bleiben gleich, weil das Kamerasignal nach vorne muss.

{{drawio>howto:saalsetup-standard.png}}

Nicht eingezeichnet:
* Strom
* Netzwerk-Router aka. WRT, wenn nur wenige Säle oder kein Layer 2/ VLAN zwischen Sälen
* Speziallösungen für Audio-Input in die Saalanlage/ PA



=== Open WRT Router konfigurieren

Je nach dem wie der Netzwerkaufbau aussieht musst du einen oder mehrere OpenWRT Boxen aufstellen. Ich gehe hier mal vom Best-Case aus: Sprich alle Vortragssäle und das VOC Büro sind in einem Layer 2 Netz. 


VPN Config anpassen: iroute's der Cases vor Ort entsprechend kommentierten bzw. auskommentieren, die openvpn server oder client neu starten und danach schauen ob sich der VPN Client wieder verbindet
   root@mng:/etc/openvpn/clients$ vim wrtX@mng.ber.c3voc.de 
   root@mng:/etc/openvpn$ cat openvpn-status.log 

Beispiel /etc/openvpn/clients/wrt1@mng.ber.c3voc.de mit Case 1 und 2 hinter WRT1:
  ifconfig-push 10.8.1.201 255.255.0.0
  iroute 10.73.1.0 255.255.255.0
  iroute 10.73.2.0 255.255.255.0
  #iroute 10.73.3.0 255.255.255.0
  #iroute 10.73.4.0 255.255.255.0

entsprechend sind bei wrt2@... alle `iroute`s kommentiert, sprich deaktiviert.

Auf dem WRT das Router-Interface aktiveren (dabei kontrollieren ob WAN auch ne IP bekommen hat und richtig konfiguriert ist – normalerweise DHCP)
[[hardware:event-vpngw#router_ip_vergeben]]

=== Rechner per Bundlewrap konfigurieren

Inzwischen solltest du wissen in welchem Raum welches Cases, wo du welche Quellen bzw. Kameras am Cube anschließt. Diese Information muss du nun in der Bundlewrap Config pro Raum eintragen und per SSH deployen:

Für Details siehe <del>[[:ansible]]</del>. Hier wieder am Beispiel Case 1 und 2:

  git clone git@git.c3voc.de:cm.git
  cd bundlewrap
  vim nodes/encoder1.toml
  vim nodes/encoder2.toml
  vim groups/yourevent.toml
  bw apply saal1 saal2
  
Bitte lies auch die README im Repository. Dort findest du weitere Instruktionen und Codebeispiele.


  
=== Streaming Relays und Transcoding konfigurieren

Das Streaming System wurde überarbeitet und konfiguriert sich heute in der Regel von selbst, vgl. [[:CDN]]

[[software:streamingwebsite]] konfigurieren, comitten, pushen und per ./deploy.sh deployen.

=== Relive

[[software:relive]] konfigurieren:

{{section>software:relive#setting_up_relive_in_the_voc_setup}}


=== Verschiedenes

live.ber:/srv/releases$ ./create-new-folder.sh <conference-slug>

https://github.com/voc/decklink-debugger


== Setup Tracker Worker + Minion

Entsprechender Abschnitt aus [[:c3tracker#pipeline_setup_during_event|C3 Tracker]] Doku:

{{section>c3tracker:setup#pipeline_setup_during_event}}


== Betrieb

TODO
* Festplattenplatz prüfen
* Recording nachts anhalten und morgens (automatisch) wieder starten
* Während der Vorträge: Siehe [[howto:a_v_technican|]]
* etc

== Abbau

TODO

* https://c3voc.de/wink/