Event Howto

Diese Wikiseite ist für Veranstalter gedacht, die das VOC zur Aufzeichnung ihrer Konferenz einladen wollen.

Den Gegenpart aus VOC-Sicht findet man im Howto VOC-Verantwortlicher.

• Du liest die FAQ und meldest dich bei voc@c3voc.de (~10-15 Personen)

  • Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status request ein
    • Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet

  • Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv's die sich bereit erklärt als Ansprechpartner (aka “VOC Verantwortlicher”) zu fungieren

  • Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/BBB/Jitsi
    • Wir gehen gemeinsam die Anforderungsliste durch und gehen auf Besonderheiten im Vortrags-Programm ein
    • Falls notwendig wird ein Begehungstermin mit dem Veranstaltungsort vereinbart
    • Wir legen fest wie viele Hardware-Sets benötigt werden
    • Status im Wiki wird auf planning gesetzt
  • ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt

  • Wir klären welche Cases genau verwendet werden und erstellen eine Hardwareliste für die Event-Versicherung
  • Ihr bucht mit dieser Liste die entsprechende Versicherung (siehe weiter unten)
  • Wir beauftragen die Spedition um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern

  • Veranstaltung findet statt → Wiki Status in progress
  • Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit

  • Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager
  • Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind

  done

• Artwork bereitstellen (Details siehe Design-Artefakte)
  • Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. intro-generator)
  • Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann
• Konfiguration für Streaming-Seite anlegen
• Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen (media.ccc.de, YouTube-Kanal, Storage-Server?)
  • Lizenz klären
• Programm im Pretalx eintragen oder
  • Alternativ: schedule.xml erstellen und validieren

Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dort hin und währenddessen versichert sein. (Einen eventuellen Aufbautag mit einrechnen!)

Erfahrungswerte für die Kosten (Stand 2020):

• Verschicken mit Kühne & Nagel pro Saalcase: ~70 EUR, Gesamt-Kosten pro Stecke in Deutschland irgendwas um 100-200 EUR
• Versicherung auf dem Event, via http://www.schwandt-makler.de/, für 3 Cases (Versicherungssumme ca. 22 kEUR): 120 EUR für 5 Tage.

Beispiel-Versicherer:

• http://www.schwandt-makler.de/
• http://www.finanzcenterag.de
• https://www.erpam.com

• Mit dem lokalen IT Verantwortlichen/RechenzentrumDienstleister sprechen
  • In jedem Raum muss eine Internetanbindung via Kabel bestehen
  • Es muss möglich sein OpenVPN-Verbindungen über Dest-Port 1194 (UDP) ins Internet aufbauen zu können
  • Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.
  • Optimal wäre es, wenn mehrere Räume über ein Layer-2 Segment miteinander verbunden wären
  • Aus dem Konferenz-WLan sollte TCP Port 443 und 80 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können
• Mit der Haustechnik vor Ort sprechen
  • Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI werden als vorhanden vorausgesetzt
  • Anschlussmöglichkeit an die Audio-Anlage klären
  • Vorhandensein von Raum-PA/Lautsprecheranlage – Wir bringen bei Bedarf einen Audio-Mischer und drei Funkstrecken mit jedem Setup mit (vorher trotzdem sicherstellen!).
• Mit der Haussicherheit sprechen
  • Am Tag vor dem ersten Konferenztag großzügig für den Aufbau einplanen (z.B. 8:00 Uhr bis 24:00 Uhr)
  • Am letzten Konferenztag großzügig für den Abbau einplanen (bis 24:00)
• Aufgaben der Saalhelfer definieren
  • Slides der Referenten auf USB-Stick einsammeln
  • Mikrofon An- und Umstecken
  • ggf. Erlaubnis (Unterschrift!) zum Filmen und Live-Streamen einholen, sofern nicht beim CFP abgefragt
• Telefonnummern-Liste der wichtigen Ansprechpartner mit dem Video-Team teilen