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| howto:veranstalter [2025/05/04 12:47] – [Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team] jtbx | howto:veranstalter [2026/06/10 23:48] (current) – [Anlieferung & Versicherung] jwacalex | ||
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| Line 9: | Line 9: | ||
| == Grober Ablauf | == Grober Ablauf | ||
| - | * Du liest die [[de: | + | - Du liest die [[de: |
| - | * Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status `request` ein | + | - Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status `request` ein |
| * Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet | * Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet | ||
| - | * Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv' | + | - Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv' |
| - | * Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/ | + | - Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/ |
| - | | + | - Wir gehen gemeinsam die [[de: |
| - | | + | - Falls notwendig wird ein Begehungstermin mit dem Veranstaltungsort vereinbart |
| - | | + | |
| - | | + | |
| - | * ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt | + | - ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt |
| - | * Wir klären welche Cases genau verwendet werden | + | - Wir klären welche Cases genau verwendet werden |
| - | * Ihr bucht mit dieser Liste die entsprechende Versicherung (siehe weiter unten) | + | - Wir beauftragen die Spedition, um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern |
| - | * Wir beauftragen die Spedition um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern | + | |
| - | * // | + | - // |
| - | * Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit | + | - Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit |
| - | * Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager | + | - Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager |
| - | * Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind | + | - Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind |
| `done` | `done` | ||
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| === Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team | === Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team | ||
| - | * Artwork bereitstellen (Details siehe [[howto: | ||
| - | * Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. [[https:// | ||
| - | * Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann | ||
| - | * Konfiguration für [[software: | ||
| - | * Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen (media.ccc.de, | ||
| - | * [[licence|Lizenz]] klären | ||
| - | * Programm im [[https:// | ||
| - | * Alternativ: schedule.xml erstellen und [[https:// | ||
| - | === Anlieferung & Versicherung | + | - Artwork bereitstellen (Details siehe [[howto: |
| + | - Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. [[https:// | ||
| + | - Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann | ||
| - | Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dort hin und währenddessen versichert sein. (Einen eventuellen Aufbautag mit einrechnen!) | + | - Konfiguration für [[software: |
| + | - Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen | ||
| + | - [[licence|Lizenz]] klären | ||
| - | Erfahrungswerte für die Kosten (Stand 2020): | + | - Programm im [[https://pretalx.c3voc.de|Pretalx]] eintragen oder |
| - | * Verschicken mit Kühne & Nagel pro Saalcase: ~70 EUR, Gesamt-Kosten pro Stecke in Deutschland irgendwas um 100-200 EUR | + | - Alternativ: schedule.xml erstellen und [[https://c3voc.de/ |
| - | * Versicherung auf dem Event, via http://www.schwandt-makler.de/, für 3 Cases (Versicherungssumme ca. 22 kEUR): 120 EUR für 5 Tage. | + | |
| - | Beispiel-Versicherer: | ||
| - | * http:// | ||
| - | * http:// | ||
| - | * https:// | ||
| + | === Versicherung | ||
| + | Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dorthin und währenddessen inklusive Abbau versichert sein. Innerhalb der EU haben wir inzwischen eine Versicherungspolice, | ||
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| + | === Versandkosten | ||
| + | In der Regel verschicken wir die Saalcases auf Europalette per Spedition. Hierbei fallen in Deutschland ca. 360 Euro Gesamtkosten (Hin- und Rücktransport) pro Saal an. Manchmal kann es günstiger sein, die Cases früher zu verschicken oder später abzuholen. Daher sind für uns Zeitfenster immer sinnvoller als ein fixer Zeitpunkt. Die Anlieferung erfolgt am Vormittag, die Abholung am Nachmittag. In der Regel ist kein Avis möglich. | ||
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| + | Solltet ihr besondere Anforderungen haben (genauer Termin), Abholung am Wochenende, Transport ins Ausland, kontaktiert uns bitte rechtzeitig! Je später wir den Transport anfragen, desto teurer wird dieser. | ||
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| == Checklisten für Veranstalter | == Checklisten für Veranstalter | ||