= Event Howto

Diese Wikiseite ist für Veranstalter gedacht, die das VOC zur Aufzeichnung ihrer Konferenz einladen wollen.

Den Gegenpart aus VOC-Sicht findet man im Howto VOC-Verantwortlicher.

== Grober Ablauf

Du liest die FAQ und meldest dich bei voc@c3voc.de (~10-15 Personen)

Ein Mitglied des VOC (oder bei wiederkehrenden Events auch du selbst) trägt die Veranstaltung hier ins Wiki in den Event-Kalender mit dem Status request ein

Die Anfrage wird durch uns an den an die Mailingliste video@lists.ccc.de (>100 Personen) weitergeleitet

Es findet sich eine Person innerhalb des VOC-Kollektiv's die sich bereit erklärt als Ansprechpartner (aka “VOC Verantwortlicher”) zu fungieren

Wir vereinbaren einen gemeinsamen Kickoff-Termin per Mumble/BBB/Jitsi

Wir gehen gemeinsam die Anforderungsliste durch und gehen auf Besonderheiten im Vortrags-Programm ein

Falls notwendig wird ein Begehungstermin mit dem Veranstaltungsort vereinbart

Wir legen fest wie viele Hardware-Sets benötigt werden

Status im Wiki wird auf planning gesetzt

ggf. finden weitere Absprache per Mail oder Meeting statt

Wir klären welche Cases genau verwendet werden und erstellen eine Hardwareliste für die Event-Versicherung

Ihr bucht mit dieser Liste die entsprechende Versicherung (siehe weiter unten)

Wir beauftragen die Spedition um euch die Hardware an den Veranstaltungssort zu liefern

Veranstaltung findet statt → Wiki Status in progress

Wir packen mit euren Helfern die Hardware wieder in die Cases und prüfen auf Vollständigkeit

Spedition holt Hardware wieder ab und transportiert sie zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager

Wir schicken euch eine Rechnung mit allen Kosten die bei der CCCV für eure Veranstaltung aufgelaufen sind

done

=== Vorbereitung in Absprache mit dem Video-Team

Artwork bereitstellen (Details siehe Design-Artefakte)

Wenn Gewünscht: Vorspänne und Abspann generieren z.B. intro-generator)

Ein Vorspann je Talk, ein universeller Abspann

Konfiguration für Streaming-Seite anlegen

Mit dem Video-Team klären, wo die Videos veröffentlicht werden sollen (media.ccc.de, YouTube-Kanal, Storage-Server?)

Lizenz klären

Programm im Pretalx eintragen oder

Alternativ: schedule.xml erstellen und validieren

=== Anlieferung & Versicherung

Die Hardware muss zum Event kommen und auf dem Weg dort hin und währenddessen inklusive Abbau versichert sein. Innerhalb der EU haben wir inzwischen eine Versicherungspolice die das Jahresübergreifend abdeckt, ansonsten siehe hier:

Erfahrungswerte für die Kosten (Stand 2020):

Verschicken mit Kühne & Nagel pro Saalcase: ~70 EUR, Gesamt-Kosten pro Stecke in Deutschland irgendwas um 100-200 EUR

Versicherung auf dem Event, via http://www.schwandt-makler.de/, für 3 Cases (Versicherungssumme ca. 22 kEUR): 120 EUR für 5 Tage.

Beispiel-Versicherer:

http://www.schwandt-makler.de/

http://www.finanzcenterag.de

https://www.erpam.com

== Checklisten für Veranstalter

=== Vor dem Event

Mit dem lokalen IT Verantwortlichen/Rechenzentrum//Dienstleister sprechen

In jedem Raum muss eine Internetanbindung via Kabel bestehen

Es muss möglich sein OpenVPN-Verbindungen über Dest-Port 1194 (UDP) ins Internet aufbauen zu können

Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.

Optimal wäre es, wenn mehrere Räume über ein Layer-2 Segment miteinander verbunden wären

Aus dem Konferenz-WLan sollte TCP Port 443 und 80 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Mit der Haustechnik vor Ort sprechen

Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI werden als vorhanden vorausgesetzt

Anschlussmöglichkeit an die Audio-Anlage klären

Vorhandensein von Raum-PA/Lautsprecheranlage – Wir bringen bei Bedarf einen Audio-Mischer und drei Funkstrecken mit jedem Setup mit (vorher trotzdem sicherstellen!).

Mit der Haussicherheit sprechen

Am Tag vor dem ersten Konferenztag großzügig für den Aufbau einplanen (z.B. 8:00 Uhr bis 24:00 Uhr)

Am letzten Konferenztag großzügig für den Abbau einplanen (bis 24:00)

Aufgaben der Saalhelfer definieren

Slides der Referenten auf USB-Stick einsammeln

Mikrofon An- und Umstecken

ggf. Erlaubnis (Unterschrift!) zum Filmen und Live-Streamen einholen, sofern nicht beim CFP abgefragt

Telefonnummern-Liste der wichtigen Ansprechpartner mit dem Video-Team teilen