Anforderungen

Diese Seite versucht die Anforderungen unseres Systems auf einer Seite zusammenzufassen – da sich jede Konferenz/Veranstaltung unterscheidet ist dies natürlich nicht immer 100% auf alle Fälle abbildbar. Ein eigenes “VOC-Büro” benötigen wir meistens nur wenn es mehrere parallel laufende Vortragsräume gibt, aber das klärt sich meistens im Kickoff-Meeting.

Helfer

Wir sind bei unserem Setup auf Helfer angewiesen, die das “Mischen” zwischen Kamera und Folien der Vorträge in dem jeweiligen Raum durchführen. Diese Helfer muss der Veranstalter selbst organisieren. Siehe auch Helfereinführung

AV

Audio: wir benötigen eine Mono-Audio-Summe per XLR, die wir direkt in in die Kamera einspeisen

Wir besitzen zwar eigene Audio-Hardware (Mischer und Mikrofone), die wir aber nicht immer dabei haben. Klärt mir uns möglichst Früh, ob wir die Audio-Hardware mit einpacken müssen.

Wir haben allerdings keine Lautsprecher. Diese müssen trotzdem vom Veranstaltungsort gestellt oder separat zu gemietet werden. Bitte spreche das möglichst frühzeitig mit uns ab.

Projektor/Folien:

Projektoren / Bildschirme auf der die Vortragenden ihre Folien fürs Publikum darstellen, müssen ebenfalls vom Veranstalter bzw. Veranstaltungsort gestellt werden.

Bitte teilt uns mit an welcher Stelle man das Projektor-Signal per HDMI (oder notfalls auch VGA) am besten abgreift – bevorzugt in 16:9.

Schedule

Wir brauchen für unser teilautomatisiertes Schnittsystem das Vortragsprogramm in schedule.xml Format. Wenn ihr kein Frab oder Pretalx einsetzt, gibt es auch einen Workflow via Spreadsheet Dateien (CSV, ODS, XLSX, Google Docs), oder ihr müsst ein euer Tool einen entsprechenden Export einbauen. Mehr Informationen dazu stehen auf der Wikiseite Schedule.

Bei Bedarf können wir euch inzwischen auch auf unserer Pretalx Instanz eine Konferenz anlegen.

Netzwerk

Unser System erfordert mehr oder weniger zwingend eine Anbindung zum Internet. Falls eine Firewall vorhanden ist brauchen wir entsprechende Freischaltung der genannten Ports, ideal wäre ungefiltert. Auch sollte der Anschluss keine Browser-gestuetzte Portal-Vorschaltseite haben.

TCP: 22 (SSH), 80 (HTTP), 443 (HTTPS), 6667 (IRC), 6697 (IRC), 1883 (Mosquitto), 8883 (Mosquitto)

UDP: 53 (DNS), 1194 (VPN)

Falls genügend Upload-Bandbreite zur Verfügung steht können wir auch einen Live-Stream im Internet anbieten:Wir benötigen exklusiv mind. 3 MBit/s, besser 5 MBit/s im Upload pro Stream/Raum.

Bei Veranstaltungen mit mehreren Räumen sollten alle Vortragsräume sowie das VOC-Büro über ein Layer-2 Segment (z.B. mit einem eigenen VLAN) miteinander verbunden sein. In jedem der Räume sollte es Ethernet-Ports geben, WLAN ist nicht ausreichend. Im Zweifel kann man manchmal auch Kabel aus gekippten Fenstern oder unter Türen durch schieben.

Design

Wir produzieren die Videos in Full HD sprich 1920x1080p25. Dementsprechend brauchen wir auch die Grafiken in dieser Auflösung.Weitere Informationen: Design-Artefakte

Haftung & Logistik

Der Veranstalter muss für eventuelle Beschädigungen oder Verlust der Hardware für die Dauer des Events mit An- und Abtransport aufkommen. Da das Equipment relativ teuer ist (ca. 10k EUR pro Raum) wird dies in Regel über eine Event-Versicherung abgedeckt – die der Veranstalter meistens ohnehin schon hat. Seriennummern der Hardware können wir bei Bedarf bereitstellen. Auf anlieferung_versicherung stehen weitere Details.

Die Transportkosten für Hardware per Spedition oder Mietkosten für Transporter müssen ebenfalls vom Veranstalter getragen werden.

Sonstiges

Wir gehen davon aus das der Veranstalter ausreichend Schuko-Verlängerungskabel und -Mehrfachstecker bereitstellt, und der Strom in der Veranstaltungsräumen durchgängig (auch Nachts! und bei Abschaltung der restlichen Saaltechnik) zur Verfügung steht. Unsere Systeme sind darauf ausgelegt während der Veranstaltung durchgängig per Netzwerk erreichbar zu sein, um z.B. Nachts auch Release-Encoding-Prozesse abzuarbeiten.

Wie bereits in der FAQ aufgeführt, sind wir immer gerne bereit Konferenzen zu unterstützen, die nicht kommerziell und “community-driven” organisiert werden, auch wenn es keine direkten CCC-Veranstaltungen sind. Wenn wir mit dem kompletten Equipment aus einer anderen Stadt/Region anreisen müssen solltet ihr entsprechend Budget für Unterbringung und Fahrkosten der entsprechenden Personen einplanen. Weitere Annehmlichkeiten wie total tolles Programm, warme Mahlzeiten und eine Spende an den CCC könnten auf jeden Fall helfen Leute von uns zu motivieren, die Vortragsaufzeichnungen zu betreuen.

Sofern ihr für eure Veranstaltung Eintritt verlangt, freuet sich die CCCV GmbH über eine Pauschale, mit der wir unseren Hardware-Zoo erneuern bzw. auf dem aktuellen Stand halten können. Als groben Richtwert solltet ihr ca. 500€ pro Raum, pro Tag mit Programm (zuzüglich MWSt) einplanen.